Plano de Ação no Planejamento Estratégico

Planejamento Estratégico com Plano de Ação

Para uma empresa que tenha dificuldade em se organizar, nada melhor do que um plano de ação, uma das melhores formas de separar as etapas de execução de um determinado processo, obtendo conhecimento mais detalhado de todas as atividades exigidas para atingir algum objetivo.

Atualmente, as empresas devem buscar pela excelência na gestão empresarial, implantando sistemas de qualidade que possam garantir sua sustentabilidade e sua presença no mercado, suplantando estratégias dos concorrentes e garantindo seu próprio desenvolvimento.

O plano de ação é uma das ferramentas que possibilitam a melhoria dos processos dentro de uma empresa, definindo as ações que devem ser tomadas depois da coleta e da análise dos dados.

Dentro do planejamento estratégico, o plano de ação é aplicado sobre as ações que devem ser tomadas em curto, médio e longo prazo, mostrando como colocar em prática as estratégias necessárias para que a empresa possa manter-se com evidência no mercado em que atua.

Um plano de ações para a empresa é uma ferramenta de extrema importância, sendo a base para o estabelecimento do planejamento estratégico global, tomando medidas para correção de problemas e para sua prevenção.

Para o plano de ação, os registros históricos, as atas de reuniões, as pesquisas e relatórios de auditoria são as fontes de informações necessárias, que devem ser utilizadas para a elaboração de um planejamento consistente, dentro das necessidades empresariais.

O que é o plano de ação?

Ao se trabalhar com a gestão empresarial, praticamente qualquer problema pode ser resolvido através de metodologias e ferramentas disponíveis. Para o plano de ação não é diferente. O desenvolvimento de técnicas pode ser encontrado com muitas estruturas, desde metodologias mais simples, como as listas de tarefas com prazos, até as mais complexas e completas, como o Kanban, o Scrum e o RACI.

Entre as ferramentas que merecem destaque para a elaboração do plano de ação, no entanto, certamente a que mais merece destaque é aquela conhecida pela sigla 5W2H.

O 5W2H é uma ferramenta completa, ao mesmo tempo em que se mostra simples e prática, podendo ser útil em praticamente todas as atividades e áreas de uma empresa, permitindo sua aplicação no planejamento estratégico, operacional e tático da empresa, ou servindo para o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou de atividades rotineiras.

Embora o termo pareça complicado à primeira vista, é bastante lógico e muito simples. O 5W2H é um checklist de atividades, com prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidos com o máximo de clareza e eficiência, envolvendo todos os profissionais necessários para um projeto.

A sigla 5W2H são as iniciais, em inglês, das diretrizes que devem ser estabelecidas para eliminar as dúvidas que possam surgir ao longo de um processo ou de uma atividade.

Os 5W são os seguintes:

• What (o que deve ser feito)
• Why (porque deve ser feito)
• Where (onde será feito)
• When (quando será feito)
• Who (por quem será feito)

Os 2H são os seguintes:

• How (como será feito)
• How much (quanto vai custar)

Trata-se, portanto, de uma metodologia que tem por base determinadas respostas para sete questões essenciais para qualquer tipo de projeto ou de planejamento. Com as respostas em mãos, a empresa terá o mapa das atividades que irão ajudar a tornar um projeto muito mais claro e consistente.

O plano de ação, quando usado através da metodologia 5W2H, é uma das ferramentas mais simples e eficazes para o acompanhamento de qualquer atividade, devendo ser aplicado para garantir que nada seja deixado para trás, desde uma simples ata de reunião até as tarefas mais complexas.

Podemos afirmar, portanto, de forma resumida, que o plano de ação é o documento que deve ser utilizado para o planejamento das ações necessárias para se atingir um resultado desejado ou para solucionar um problema.

O documento gerado pelo plano de ações é normalmente montado em formato de planilha eletrônica, contendo todas as informações, como os objetivos, as ações e os responsáveis, com suas respectivas datas de entrega.

É possível criar um plano de ação simples, com poucos campos e informações para monitoramento e controle, ou elaborar um plano mais robusto, dependendo da necessidade do projeto.

Normalmente, o plano de ação precisa conter os seguintes itens:

• O objetivo global que deve ser alcançado;
• A lista de ações e atividades que deverão ser executadas;
• A data de início e de fim previstos para cada ação ou atividade;
• O orçamento exigido para cada ação;
• O responsável pela execução de cada atividade;
• Os objetivos de cada atividade ou ação que deve ser executada;
• Os riscos previstos na execução e seus respectivos planos de contingência.

Como montar um plano de ação eficiente

Segundo Peter Drucker, especialista em administração e estratégia, o plano de ação deve servir como base para a administração do tempo, sendo esse o recurso mais valioso e escasso para um executivo. Dentro da empresa, a perda de tempo é inerente e um plano de ação será inútil se não houver a determinação da maneira como o profissional utiliza o seu tempo.

Para montar um plano de ações eficiente, é necessário utilizar-se da metodologia 5W2H, respondendo as seguintes questões:

• O que será feito, com a descrição de todas as etapas necessárias para atingir o objetivo pretendido;
• Por que será feito, mostrando como o projeto é importante e apresentando uma justificativa clara das razões para a execução do projeto;
• Onde será feito, mostrando o local, ou os locais, no caso de mais de uma tarefa necessária para a realização do projeto;
• Quando será feito, demonstrando o prazo, colocando o fator tempo dentro do plano, evitando que ele seja esquecido, definindo prazos para sua execução;
• Por quem será feito, delegando os responsáveis para cada etapa, evitando que alguma atividade possa ser negligenciada;
• Como será feito, com a definição do método utilizado para a realização de todas as etapas do projeto;
• Quando irá custar; demonstrando os custos financeiros ou de recursos humanos que devem ser aplicados no projeto.

Para conhecer melhor sobre o plano de ação de projetos, procure nossos profissionais. Eles possuem o conhecimento necessário para aplicar metodologias de planejamento em sua empresa, tornando seus processos mais simples e econômicos.